Avis de confidentialité

Version 1.1

 

1. Informations générales

Antalis SA (AG, CHE‑103.367.489) et sa succursale Antalis SA, succursale de Meyrin (ZN, CHE‑317.922.257), ci-après désignée «ANTALIS», est une société anonyme inscrite au registre du commerce suisse, domiciliée en CH-5242 Lupfig et filiale d’Antalis International dont le siège est situé en FR-92100 Boulogne-Billancourt (SIREN 410 336 069).

Les coordonnées d’Antalis Suisse ainsi que celles de toutes les sociétés Antalis sont accessibles à l’adresse suivante https://www.antalis.com/en/group/our-locations/.

En matière de collecte, de traitement et d’usage de données personnelles, ANTALIS s’engage à respecter les dispositions des lois relatives à la protection des données de la confédération helvétique, de l’union européenne et d’autres pays entretenant des relations d’affaires avec ANTALIS.

De par le code de conduite défini, toutes les entreprises du groupe ANTALIS s’engagent à préserver la sécurité et la confidentialité des données personnelles en appliquant les mesures nécessaires et appropriées dans le cadre de leurs activités commerciales. Le lien suivant vous fournit de plus amples informations sur ce code de conduite https://www.antalis.com/en/legal-notes/.

La responsabilité relative au traitement des données à caractère personnel incombe donc à ANTALIS - que les données soient traitées par ANTALIS elle-même ou/et par un gestionnaire de commande d’ANTALIS.
Le groupe Antalis s’engage à contrôler, compléter et élargir en permanence ses processus de protection des données afin de respecter au maximum les règlements en vigueur.

La présente politique de protection des données explique comment ANTALIS collecte, utilise et protège les données de ses clients, fournisseurs et autres contacts commerciaux et de quels droits disposent ces derniers dans le contexte de la protection des données. Veuillez les lire attentivement.

 

2. À qui s’adresse cette politique de protection des données ?

Clients et fournisseurs
La présente politique de protection des données s’adresse à toute personne avec laquelle nous entretenons activement une relation d’affaires; elle inclut également les nouveaux clients potentiels. Elle se réfère notamment aux données personnelles collectées au cours de la relation d’affaires dans le cadre de notre processus d’acquisition et de suivi de clients.

 

Contacts commerciaux
La politique de protection des données comprend également toutes les données à caractère personnel n’appartenant ni aux clients actifs ni aux anciens, pour autant que les personnes concernées aient donné leur consentement à recevoir des communications telles que les notifications par email ou les publications, ou à participer aux manifestations d’ANTALIS (ou de leurs organisations partenaires).

 

Autres contacts
La présente politique de protection des données comprend également toutes les données à caractère personnel de personnes concluant un accord commercial avec ANTALIS ou liées par un autre contrat, notamment les agences, actionnaires ou concurrents.

 

3. Quelles données sont concernées par cette politique de protection des données ? 

« Données à caractère personnel » englobe toute information permettant d’identifier de manière univoque, directe ou indirecte une personne ; que les données soient gérées sous forme physique ou électronique. Il s’agit notamment de:
- Noms
- Numéros d’identification univoque
- Données de géolocalisation
Toutes les données relatives à l’identité
- physique
- génétique
- psychique
- économique
- culturelle ou
- sociale d’une personne.
 
Le traitement des données à caractère personnel indiquées ci-dessous porte sur la catégorie particulière de « données sensibles à caractère personnel » selon l’article 9 du RGPD, resp. l’art. 3 lit. c RGPD :
- origine raciale/ethnique
- conviction politique
- convictions religieuses / philosophiques
- appartenance syndicale
- données génétiques / biométriques
- données médicales
- données relatives à la vie ou l’orientation sexuelle
 
ANTALIS s’engage à ne collecter et traiter que des données ne portant pas sur la catégorie « données sensibles à caractère personnel », à moins que la personne concernée ait donné au préalable son consentement explicite et univoque au traitement de ces données (par exemple selon l’art. 6 du RGPD). Vous trouverez des informations complémentaires relatives aux finalités spécifiques du traitement des données à caractère personnel par ANTALIS au paragraphe suivant.

 

4. Données collectées au regard des finalités et de leurs traitements

ANTALIS collecte des données à caractère personnel pour plusieurs finalités.
Description générale
En principe, ANTALIS ne collecte et traite que des données à caractère personnel nécessaires à la vente de ses produits et services, notamment:
- en vue de lier ou d’entretenir une relation d’affaires avec des contacts commerciaux
- des informations personnelles en lien avec les produits, services ou manifestations, si l’on suppose qu’ils présentent un intérêt ou si la personne de manière autonome a exprimé son intérêt et y a consenti.
Si vous avez d’autres questions concernant l’objectif, les types de collecte et le traitement de vos données personnelles, les sources de données utilisées ou les bases légales sur lesquelles ANTALIS se repose, n’hésitez pas à contacter: dpo@antalis.com.

Identité, conflits, prévention du blanchiment d’argent et autres vérifications
ANTALIS collecte diverses données sur les clients et contacts en rapport avec de nouvelles relations d’affaires, par exemple en lien avec le devoir de diligence relevant du « Know your client » (rsp. « Know your supplier »). Ces vérifications peuvent concerner les données suivantes:
- vérifications de l’identité: vérification des noms et adresses
- contrôle de la nature de la propriété des personnes morales
- contrôle des conflits: contrôle de possibles conflits d’intérêts susceptibles de nuire aux affaires d’ANTALIS
- vérification de la situation financière dans le cadre de la prévention du blanchiment d’argent, du financement du terrorisme ou d’autres transactions illégales
- vérification des personnalités publiques: vérification des personnes qui travaillent pour le gouvernement, le pouvoir judiciaire, les banques centrales, les ambassades, le militaire ou occupant une autre position présentant un intérêt public, et de leurs proches
- vérification des sanctions prononcées par les pouvoirs publics
- vérification des listes d’initiés
Ces vérifications sont effectuées pour des raisons juridiques, réglementaires ou commerciales et doivent également, le cas échéant, être renouvelées au cours d’une relation client/fournisseur. Il est essentiel que vous nous fassiez parvenir toutes les données et tous les documents nécessaires, sinon, le cas échéant, nous ne pouvons, respectivement ne devons pas vous fournir nos marchandises et services.

Il peut s’avérer nécessaire d’obtenir les informations ci-dessus via des tierces parties / sources externes. Si vous avez des questions concernant les différents canaux d’approvisionnement, n’hésitez pas à contacter le préposé à la protection des données dpo@antalis.com.

Offre de produits et de services
ANTALIS traitera ou collectera peut-être des données personnelles supplémentaires au cours de la relation client / fournisseur, dans le but d’offrir ses produits et services.
Les finalités d’un traitement ou d’une collecte indiquées ci-dessous sont également possibles:
- Administration de la relation client / fournisseur et respect des obligations contractuelles
- Pour des raisons comptables et fiscales
- À des fins de marketing et de développement commercial
- Respect des directives internes d’ANTALIS
- Exercice ou protection des droits
- Prévention ou détection des infractions pénales
- À des fins statistiques et de recherche historique

Autres activités professionnelles
Dans le cadre de nos activités professionnelles ou d’autres relations commerciales, ANTALIS peut collecter ou traiter des données à caractère personnel. Nous utiliserons ces données personnelles à des fins administratives de la relation client / fournisseur et dans le respect de nos obligations professionnelles contractuelles, pour des raisons comptables et fiscales ou dans le respect des directives internes d’ANTALIS.

Dans le cadre d’une acquisition ou vente de secteurs commerciaux, ANTALIS peut également transmettre les données à caractère personnel à des tiers, pour autant que les personnes concernées soient informées de la transmission. Si grâce à la vente la totalité de l’entité juridique est reprise, les données à caractère personnel seront automatiquement transférées à l’acheteur.

Collecte de données sur place
Lors de visites des sites d’ANTALIS, afin de prévenir des vols, certaines zones marquées peuvent être sous surveillance vidéo. Il est également possible que des systèmes d’accès enregistrent l’heure d’entrée et de sortie, le lieu et la date de la visite des bâtiments.

Communication
Dans la mesure où la loi en vigueur ne l’interdit pas de manière explicite, ANTALIS peut surveiller ou enregistrer les appels entrants ou sortants ainsi que la communication électronique du réseau d’ANTALIS, dans le but de préserver les intérêts commerciaux et de garantir le respect des règlements et droits en vigueur. L’enregistrement ne peut être effectué qu’à des fins légales et doit être autorisé explicitement par la législation. Les finalités se limitent :
- à la collecte de preuves
- à la fabrication ou récupération du respect des règlements et directives internes d’ANTALIS
- au respect de la loi en vigueur
- à la prévention ou détection des infractions pénales
- à l’utilisation effective et l’exploitation de réseaux ANTALIS

Pour assurer une communication simple et efficace, les courriels et documents électroniques peuvent également être transmis sans cryptage. Cependant, veuillez noter que pour ANTALIS, la transmission électronique non codée n’est pas considérée comme une méthode sécurisée ; ANTALIS ne donne aucune garantie quant à une transmission complète et correcte. Si vous ne souhaitez pas recevoir des messages électroniques non cryptés de la part d’ANTALIS, n’hésitez pas à contacter votre interlocuteur ANTALIS.

Marketing et développement commercial
ANTALIS collecte des données à caractère personnel à des fins de marketing et de développement commercial, ainsi que dans le cadre de la gestion des relations-clients/fournisseurs. ANTALIS utilise certaines de ces données pour le service clients, notamment lorsqu’il s’agit de vos intérêts et préférences.

Ces données peuvent servir à vous faire parvenir par courriel, voie postale ou via les réseaux sociaux des informations quant à nos produits, services, nouvelles solutions industrielles, brochures, communiqués de presse ou invitations à des événements. Vous pouvez modifier à tout moment vos données personnelles relatives à vos intérêts et préférences en termes de supports médiatiques, ou alors mettre fin à l’acceptation de l’envoi publicitaire ; il vous suffit de vous connecter à votre compte utilisateur sur notre site http://www.antalis.ch/business/home.htm. Le paragraphe « Vos droits » vous fournira des informations complémentaires.

ÉVÉNEMENTS PROFESSIONNELS
Dans la mesure ou vous vous rendez à un événement organisé par ANTALIS, ou avec son aide, vos coordonnées seront collectées aux fins d’enregistrement. Il se peut qu’ANTALIS vous demande des informations concernant votre alimentation, vos allergies éventuelles connues ou si vous souffrez de restrictions en matière de mobilité, à condition que ces informations s’avèrent nécessaires par rapport à l’organisation et votre participation à cette manifestation. Dans la mesure où la manifestation est organisée par un tiers pour le compte d’ANTALIS, il se pourrait que les données à caractère personnel collectées doivent être transmises à ces tierces parties. Cependant, la transmission se limite aux données indispensables à la bonne organisation et gestion de l’événement. Si une tierce partie souhaite réutiliser les données à caractère personnel reçues par ANTALIS, elle ne pourra le faire qu’avec votre consentement indubitable.

Cookies
Dans la mesure où vous consultez nos pages web, nous vous informons que nous utilisons des cookies ou d’autres moyens (notamment Pixel Tracking, Google Analytics, etc.) qui nous permettent d’analyser votre comportement d’utilisateur. Pour des informations plus précises concernant l’utilisation de tels moyens, nous vous proposons de lire la politique d’utilisation des cookies ou de vous adresser au préposé de la protection des données (dpo@antalis.com).
 

5. Transfert international des données

ANTALIS est un groupe international de sociétés actif dans le monde entier. Comme de nombreuses autres entreprises internationales, ANTALIS a également centralisée une partie de l’administration clients et de la gestion des données sur les sites établis dans l’UE. En outre, il est possible que des projets transnationaux nécessite l’accès aux données à caractère personnel collectées de différentes unités d’ANTALIS de plusieurs pays. Il en résulte que vos données personnelles peuvent quitter le pays d’origine pour être transférées vers des pays tiers, soit à l’intérieur mais également à l’extérieur de l’Espace Économique Européen (EEE) et que l’accès global au niveau ANTALIS soit possible.

Conformément à la législation en vigueur de l’Union européenne et de la Suisse en matière de protection des données, ANTALIS recourt à des mesures requises et légales afin de protéger les données ANTALIS à caractère personnel destinées aux échanges internes et collectées dans L’EEE. Quel que soit le lieu du traitement, ANTALIS, en tout état de cause, prendra les mêmes mesures de protection des données au sein de l’ensemble du groupe.

Vos données personnelles peuvent également être traitées pour le compte d’ANTALIS par des prestataires de services installés dans d’autres juridictions. À cet égard, vous trouverez des informations détaillées au paragraphe « Prestataires de services ».
 

6. Obligations de divulgation

ANTALIS peut divulguer vos données personnelles
- si cela s’avère nécessaire pour des raisons juridiques
- dans le cadre d’une réorganisation ou acquisition de/par ANTALIS
- pour remplir les obligations contractuelles, dans le cadre d’un litige ou de préoccupations d’ordre sécuritaire ou de possession d’ANTALIS
- si cela a été officiellement ordonné par une autorité compétente ou un tribunal
- dans la mesure où vous avez clairement donné votre consentement.

Nous relevons notamment que dans certaines conditions de nature proprement juridique, ANTALIS peut être tenue de divulguer vos données personnelles à des tiers, par exemple dans le cas de transactions suspectes ou d’autres cas suspects en matière de blanchiment d’argent, financement terroriste, délit d’initié ou autres infractions.

La divulgation de données à caractère personnel à des tiers est possible quand il s’agit de:
- autorités fiscales et douanières
- autres pouvoirs publics
- l’autorité de surveillance des bourses
- office du registre du commerce
- examen de solvabilité
- tribunaux et police
- responsabilités gouvernementales
- auditeurs/comptables

ANTALIS recourt à des mesures adéquates afin de limiter la divulgation de données à caractère personnel dans les cas cités aux données nécessaires minimales par cas.
 

7. Gestionnaires de commandes

Les tierces parties qui gèrent des services pour le compte d’ANTALIS seront ensuite désignés comme gestionnaires de commandes. ANTALIS élabore avec les gestionnaires de commandes des contrats garantissant le respect des exigences et mesures de protection des données. À cet effet, les gestionnaires de commandes, instruits par ANTALIS, recourent à des mesures de sécurité adéquates afin de protéger vos données personnelles tout en ne traitant explicitement que les données autorisées par ANTALIS.

Les gestionnaires de commandes traitant pour le compte d’ANTALIS des données à caractère personnel peuvent avoir leur siège en Suisse, en Europe ou dans d’autres régions du monde. ANTALIS assure que tous les gestionnaires de commandes respectent au moins les exigences en matière de protection des données du pays dans lequel les données ont été collectées à l’origine. En ce qui concerne les données, ou bien collectées, dans l’EEE, ou bien se référant aux sujets de données de l’EEE, ANTALIS obligera ses gestionnaires de commandes par des clauses contractuelles types à respecter la loi européenne et suisse relative à la protection des données.

Pour des informations plus précises concernant nos gestionnaires de commandes, n’hésitez pas à envoyer un courriel à l’adresse de notre préposé de la protection des données dpo@antalis.com.
 

8. Mise à jour de vos données

ANTALIS s’efforce de maximiser l’exactitude et l’exhaustivité des données personnelles traitées. À ce propos, ANTALIS compte sur vous pour nous prévenir de tout changement de vos coordonnées. Il vous suffit de contacter votre interlocuteur ANTALIS. Vous pouvez également à tout moment modifier vos coordonnées sur notre site http://www.antalis.ch/business/home.htm en vous connectant à votre compte d’utilisateur ou vous pouvez envoyer un courriel au préposé de la protection des données dpo@antalis.com.
 

9. Conservation

ANTALIS ne conserve vos données à caractère personnel que pour la durée nécessaire à l’exécution des buts commerciaux légitimes et légaux en conformité avec les directives décrites sous « Données collectées au regard des finalités et de leurs traitements ». Veuillez noter que les obligations de conservation de certaines données peuvent varier d’un pays à l’autre. En principe, les données à caractère personnel sont conservées pendant deux ans. Selon la législation locale, le délai de conservation peut être prolongé.

Dans certaines circonstances, ANTALIS est obligée de conserver les informations au-delà de ce délai; notamment, si elles sont utilisées pour faire respecter ou défendre des droits ou pour un archivage conforme à la législation. Si possible et judicieux, les données à caractère personnel sont rendues anonymes par suppression, échange ou caviardage des caractéristiques d’identification personnelles.

Pour des informations plus précises concernant la conservation, n’hésitez pas à envoyer un courriel à l’adresse de notre préposé de la protection des données dpo@antalis.com.
 

10. Vos droits

Nous nous engageons à respecter vos droits et vous informons sur vos droits dont vous disposez concernant vos données à caractère personnel:
- droit d’accès aux informations personnelles qui vous concernent chez ANTALIS;
- droit de rectification de vos données qui peuvent s’avérer le cas échéant inexactes, erronées, incomplètes ou obsolètes;
- droit de vous désabonner à tout moment de toute communication marketing;
- dans certaines circonstance et sous réserve des lois applicables, le droit de restreindre ou de refuser le traitement de vos données à caractère personnel ou suppression de vos données personnelles;
- dans certaines circonstances et sous réserve des lois applicables, le droit d’obtenir une copie de vos données à caractère personnel mises à notre disposition dans un format courant, structuré et lisible par un ordinateur (dit "portabilité des données") ;
- droit de révoquer votre consentement, si vous nous avez fourni de manière volontaire des données à caractère personnel ou dans le cas où vous avez autorisé l’utilisation de vos données par nos soins;
- droit de vous adresser à une autorité de protection des données (voir plus bas).

Si vous désirez exercer vos droits, n’hésitez pas à contacter le préposé de la protection des données d’ANTALIS en lui envoyant un courriel à dpo@antalis.com ou à modifier à tout moment vos intérêts et vos préférences en matière de supports médiatiques sur notre site http://www.antalis.ch/business/home.htm en vous connectant à votre compte d’utilisateur.

Emailing et communication électronique à des fins de marketing direct
En principe, sans votre révocation explicite, ANTALIS est autorisée à vous faire parvenir des informations commerciales numériques ou imprimées, notamment des informations sur les produits, des offres, des indications relatives aux manifestations, des informations relatives aux projets, des invitations, etc.

Dans le cas où vous désirez révoquer ce droit, vous pouvez à tout moment vous connecter à votre compte d’utilisateur sur le site antalis.ch ou alors vous désabonner de ces messages via les liens respectifs de chaque communication envoyée de/pour le compte d’ANTALIS. Vous pouvez également faire la demande en envoyant un courriel à dpo@antalis.com.

Que se passe-t-il si vous êtes âgé/e de moins de 16 ans ?
Si vous n’avez pas atteint l’âge de 16 ans, respectivement si vous n’êtes pas majeur dans votre pays, veuillez vous assurer d’avoir l’autorisation de vos parents/votre représentant légal avant de nous communiquer les données à caractère personnel vous concernant. Les personnes âgées de moins de 16 ans ou autres mineurs n’ont pas le droit de nous fournir leurs données à caractère personnel sans cette autorisation.

Droit de recours
Si notre réponse ne vous satisfait pas ou si vous êtes de l’avis que nous traitons vos données à caractère personnel en violation des lois en vigueur, vous pouvez déposer un recours auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données de votre pays.

Modification de cette déclaration
La présente déclaration de confidentialité a été mise à jour en mai 2018. Nous pouvons la modifier occasionnellement ou, si nécessaire, ajuster afin de respecter les dispositions légales relatives à la protection des données. Toute modification de notre politique de protection des données sera annoncée sur notre site et entrera en vigueur à compter de la date de publication sur notre site Internet.

Demande
Veuillez vous assurer de la bonne compréhension du contenu de la présente déclaration de confidentialité. Si vous avez des questions ou si vous désirez exercer vos droits, n’hésitez pas à nous contacter en envoyant un courriel à l’adresse: dpo@antalis.com.