Allgemeine Datenschutzerklärung

Version 1.1

1. Allgemeine Informationen

Antalis AG (AG, CHE‑103.367.489), sowie deren Zweigniederlassung Antalis SA, succursale de Meyrin (ZN, CHE‑317.922.257), nachfolgend «ANTALIS» bezeichnet, ist eine im schweizerischen Handelsregister eingetragene Aktiengesellschaft mit Sitz in CH-5242 Lupfig und Tochtergesellschaft der Antalis International mit Sitz in FR-92100 Boulogne-Billancourt (SIREN 410 336 069).

Kontaktdetails von Antalis Schweiz sowie aller weltweiten Antalis Gesellschaften können Sie unter https://www.antalis.com/en/group/our-locations/einsehen.

ANTALIS verpflichtet sich zur verantwortungsvollen Erhebung, Verarbeitung und Benutzung von Personendaten und zur Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze der Schweizerischen Eidgenossenschaft, der europäischen Union oder anderer Länder mit ANTALIS Geschäftsbeziehungen.

Durch den definierten Verhaltenskodex aller Unternehmen der ANTALIS Gruppe bekennen sich diese zur Wahrung der Sicherheit und Vertraulichkeit von Personendaten durch notwendige und angemessene Massnahmen im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeiten. Sie können mehr über diesen Kodex unter https://www.antalis.com/en/legal-notes/ erfahren.

Die Verantwortung über die verarbeiteten Personendaten obliegt somit ANTALIS, egal ob die Daten durch ANTALIS selbst und/oder Auftragsverarbeiter von ANTALIS verarbeitet werden.
Die Antalis Gruppe verpflichtet sich zur laufenden Überprüfung, Ergänzung und Erweiterung ihrer Datenschutz-Prozesse um eine maximale Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften anzustreben.

Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie ANTALIS Daten von Kunden, Lieferanten und anderen geschäftsrelevanten Kontakten erhebt, benutzt und schützt und welche Rechte diesen im Kontext des Datenschutzes zustehen. Bitte lesen Sie diese sorgfältig durch.

2. An wen richtet sich diese Datenschutzerklärung?

Kunden und Lieferanten
Diese Datenschutzerklärung richtet sich an alle Personen mit welchen wir in einer aktiven Geschäftsbeziehung stehen, inklusive potentieller Neukunden. Sie bezieht sich insbesondere auf Personendaten, welche als Teil unseres Kundengewinnungs- und Betreuungsprozesses im Laufe einer Geschäftsbeziehung erhoben werden.

Geschäftskontakte
Die Datenschutzerklärung schliesst ebenfalls alle Personendaten ein, welche weder von aktiven noch ehemaligen Kunden sind, sofern die betreffenden Personen ihr Einverständnis erklärt haben, Kommunikation wie bspw. E-Mail-Benachrichtigungen oder Publikationen zu erhalten oder auch an Veranstaltungen von ANTALIS (oder deren Partnerorganisationen) teilnehmen.
 
Andere Kontakte
Diese Erklärung schliesst ebenso alle Daten von Personen ein, welche mit ANTALIS geschäftliche Vereinbarungen eingehen oder in anderen Vertragsverhältnissen mit ANTALIS stehen, wie bspw. Agenturen, Aktionäre oder Mitbewerber.

3. Auf welche Daten bezieht sich diese Datenschutzerklärung? 

4. Erhobene Daten und deren Bearbeitungszwecke

ANTALIS erhebt personenbezogene Daten für verschiedenen Zwecke.

Allgemeine Beschreibung
ANTALIS erhebt und bearbeitet im Grundsatz nur die Personendaten, welche für den Verkauf ihrer Produkte und Services notwendig sind. Dies beinhaltet beispielsweise:
- Aufnahme oder Unterhalt einer Geschäftsbeziehung mit Geschäftskontakten
- Information von Personen über Produkte, Services oder Veranstaltungen, von welchen angenommen werden darf, dass diese von Interesse sind oder die Person eigenständig ihr Interesse und Zustimmung ausgedrückt haben.

Falls Sie weitergehende Fragen zu Zweck, Arten der Erhebung und Bearbeitung Ihrer Personendaten, verwendeten Datenquellen oder die gesetzlichen Grundlagen, auf welche sich ANTALIS stützt, haben wenden Sie sich bitte an die folgende Adresse: dpo@antalis.com.

Identität, Konflikte, Geldwäscherei-Verhinderung und andere Prüfungen
ANTALIS erhebt diverse Daten über Kunden und Kontakte im Zusammenhang mit neuen Geschäftsbeziehungen bspw. zur Sorgfältigkeitsprüfung im Rahmen von «Know your client» (rsp. «Know your supplier»). Diese Prüfungen können folgende Daten beinhalten:
- Identitätsprüfung: Prüfung von Namen und Adressen
- Prüfung der wirtschaftlichen Besitzverhältnisse von juristischen Rechtspersonen
- Konfliktprüfungen: Prüfung möglicher Interessenkonflikte für das Geschäft von ANTALIS
- Prüfung finanzieller Gegebenheiten im Zusammenhang mit der Verhinderung von Geldwäscherei, Terrorismusfinanzierung oder anderen rechtswidriger Transaktionen
- Prüfung von Personen des öffentlichen Interesses: Prüfung von Personen in Regierungs-, Gerichts-, Zentralbanken-, Botschafts-, Militär- oder anderen Positionen des öffentlichen Interesses und deren Angehörigen
- Prüfung staatlicher Sanktionen
- Prüfung von Insider Listen

Diese Prüfungen werden aus rechtlichen, regulatorischen oder geschäftlichen Gründen durchgeführt und müssen im Laufe einer Kunden-/Lieferantenbeziehung gegebenenfalls auch wiederholt werden. Es ist unerlässlich, dass Sie uns alle notwendigen Daten und Dokumente zur Verfügung stellen, da wir Ihnen sonst allenfalls unsere Waren und Dienstleistungen nicht anbieten können rsp. dürfen.

Es ist möglicherweise notwendig genannten Informationen über Drittparteien / externe Quellen zu beschaffen. Falls Sie Fragen zu einzelnen Beschaffungskanälen haben, wenden Sie sich bitte ebenfalls an die Adresse des Datenschutzbeauftragten dpo@antalis.com.

Angebot von Produkten und Dienstleistungen
ANTALIS wird möglicherweise zusätzliche Personendaten bearbeiten oder erheben im Laufe der Kunden- / Lieferantenbeziehung mit dem Ziel, Produkte und Dienstleistungen anzubieten.
Ebenso sind folgende Bearbeitungs- oder Erhebungszwecke möglich:
- Administration der Kunden- / Lieferantenbeziehung und Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen
- Buchführungs- und Steuerzwecke
- Marketing- und Geschäftsentwicklungszwecke
- Einhaltung ANTALIS interner Regularien
- Ausübung oder Verteidigung von Rechten
- Prävention oder Aufdeckung von Straftaten
- Historische und statistische Zwecke

Andere Geschäftshandlungen
Im Zusammenhang mit unserer Geschäftstätigkeit oder anderen kommerziellen Beziehungen kann ANTALIS Personendaten erheben oder bearbeiten. Wir werden diese Personendaten zur Administration der Kunden- / Lieferantenbeziehung und der Erfüllung vertraglicher Geschäftspflichten, zu Buchführungs- oder Steuerzwecken verwenden oder zur Einhaltung interner ANTALIS Regularien.

ANTALIS kann Personendaten auch im Rahmen von Akquisitionen oder Verkauf von Geschäftsbereichen an Drittparteien weitergeben. Dies jedoch nur unter der Bedingung, dass die betroffenen Personen über die Weitergabe informiert wurden. Wird die gesamte juristische Rechtsperson durch Verkauf übernommen, so gehen die Personendaten automatisch in den Besitz der kaufenden Partei über.

Datenerhebung vor Ort
Bei Besuchen an Standorten von ANTALIS können gewisse, gekennzeichnete Bereiche zwecks Diebstahlprävention durch Videokameras überwacht werden. Ebenso ist es möglich, dass Zutrittssysteme Ort, Datum und Zeit des Besuches rsp. des Verlassens der Gebäude aufzeichnen.

Kommunikation
Wo durch geltendes Recht nicht explizit untersagt, kann ANTALIS ein- und ausgehende Anrufe sowie elektronische Kommunikation an das Netzwerk von ANTALIS überwachen oder aufzeichnen um Geschäftsinteressen zu wahren und die Einhaltung von geltenden Verordnungen und Recht sicherzustellen. Die Aufzeichnung darf lediglich zu Rechtszwecken erfolgen und muss durch die Gesetzgebung explizit erlaubt sein. Die Zwecke sind beschränkt auf:
- Die Sammlung von Beweismitteln
- Der Herstellung oder Wiederherstellung der Einhaltung ANTALIS interner Regularien und Anweisungen
- Die Einhaltung von geltendem Recht
- Prävention oder Aufdeckung von Straftaten
- Effektive Benutzung und Betrieb von ANTALIS Netzwerken.

Zwecks einer effizienten und einfachen Kommunikation können elektronische Korrespondenz und Dokumente auch unverschlüsselt übermittelt werden. Bitte beachten Sie, dass ANTALIS elektronische, unverschlüsselte Übermittlung jedoch nicht als sichere Übertragungsmethode betrachtet und keine Garantie für eine vollständige und korrekte Übertragung übernimmt. Sofern Sie von ANTALIS keine unverschlüsselten, elektronischen Nachrichten erhalten möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren ANTALIS Kontakt.

Marketing- und Geschäftsentwicklung
ANTALIS erhebt Personendaten zu Marketing- und Geschäftsentwicklungszwecken und im Zusammenhang mit der Administration Kunden- / Lieferantenbeziehungen. Einige dieser Daten benützt ANTALIS zur Kundenbetreuung, inklusive der Erhebung Ihrer Interessen und Präferenzen.
Diese Daten können verwendet werden um Ihnen Informationen zu Produkten und Dienstleistungen, Neuentwicklungen der Industrie, Broschüren, Pressemitteilungen oder Einladungen zu Veranstaltungen per E-Mail, Post oder soziale Medien zuzustellen. Interessen und Medienpräferenzen können Sie auf unserer Webseite http://www.antalis.ch/business/home.htm jederzeit über Ihre Benutzerkonto ändern oder die Zustellung gänzlich unterbinden. Zusätzliche Informationen zu diesem Thema finden Sie auch unter Punkt «Ihre Rechte».

Geschäftsanlässe
Sofern Sie einen von ANTALIS oder unter deren Mithilfe durchgeführten Anlass besuchen, werden wir Ihre Kontaktdaten zwecks Anmeldung registrieren. Dabei kann es sein, dass ANTALIS Informationen zu Ihrer Ernährung, allfällig bekannter Allergien oder Mobilitätseinschränkungen erbittet, welche in Zusammenhang mit der Organisation des Anlasses und Ihrer Teilnahme notwendig sind. Sofern der Anlass durch eine Drittpartei im Auftrag von ANTALIS organisiert wird ist es möglich, dass die erhobenen Personendaten an diese Drittparteien weitergegeben werden müssen. Dabei beschränkt sich die Weitergabe nur auf die zur reibungslosen Organisation und Durchführung des Anlasses zwingend notwendigen Daten. Sofern eine Drittpartei von ANTALIS erhaltene Personendaten weiterverwenden möchte, ist dies nur mittels Ihrer expliziten Zustimmung zulässig.

Cookies
Sofern Sie unsere Websites benutzen weisen wir Sie darauf hin, dass wir Cookies oder andere Mittel (bspw. Pixel Tracking, Google Analytics, etc.) zur Analyse Ihres Nutzungsverhaltens einsetzen. Für weiterführende Informationen bezüglich dem Einsatz solche Mittel verweisen wir auf unsere Cookie Policy oder an den Datenschutzbeauftragten (dpo@antalis.com).
 

5. Internationaler Datentransfer

ANTALIS ist eine internationale Unternehmensgruppe und operiert weltweit. Wie viele andere internationale Firmen hat auch ANTALIS Teile ihrer Kundenadministration und Datenmanagement und –haltung an Standorten innerhalb der EU zentralisiert. Zusätzlich kann es sein, dass länderübergreifende Projekte den Datenzugriff verschiedener ANTALIS Einheiten mehrerer Länder auf die erhobenen Personendaten benötigt. Folglich ist es möglich, dass Ihre Personendaten das Ursprungsland verlassen und in Drittländer innerhalb und auch ausserhalb des europäischen Wirtschaftsraums (EWR) transferiert werden und Zugriff von ANTALIS auf globaler Basis möglich ist.

ANTALIS wird alle notwendigen Sicherheits- und gesetzlichen Massnahmen ergreifen, um die Integrität von Personendaten, welche innerhalb des ANTALIS internen, globalen Datenaustauschs transferiert werden und in EWR Raum entstanden sind, nach den gültigen europäischen und schweizerischen Gesetzgebungen zum Datenschutz zu gewährleisten. Unabhängig vom Ort der Bearbeitung wird ANTALIS in jedem Fall konzernweit dieselben Massnahmen zum Datenschutz anwenden.

Ihre Personendaten werden auch durch Dienstleister im Auftrag von ANTALIS bearbeitet, welche in anderen Rechtsräumen niedergelassen sein können. Detailliertere Informationen diesbezüglich finden Sie im Abschnitt «Dienstleister».
 

6. Offenlegungspflichten

ANTALIS kann Ihre Personendaten Dritten offenlegen, wenn
- dies aus Rechtsgründen notwendig sein sollte
- dies in Zusammenhang mit einer Reorganisation oder Akquisition von oder durch ANTALIS steht
- dies zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen, Führung von Rechtsstreitigkeiten oder in Zusammenhang mit ANTALIS Besitz oder Sicherheitsbedenken steht
- dies durch eine zuständige Behörde oder ein Gericht amtlich angeordnet wird
- oder dies durch Sie eindeutig erlaubt wurde.

Im Speziellen weisen wir darauf hin, dass ANTALIS unter bestimmten Bedingungen rechtlicher Natur verpflichtet ist, Ihre Personendaten Dritten offen zu legen, beispielsweise bei verdächtigen Transaktionen oder anderen Verdachtsfällen von Geldwäscherei, Terrorismus-Finanzierung, Insiderhandel oder anderen strafbaren Handlungen.

Die Offenlegung von Personendaten an folgende Drittparteien ist möglich:
- Steuer- oder Zollbehörden
- Sonstige, öffentliche Behörden
- Börsenaufsicht
- Handelsregisteramt
- Bonitätsprüfungs-Institute
- Gerichte und Polizei
- Regierungsämter
- Wirtschaftsprüfer

ANTALIS wird angemessene Massnahmen ergreifen, um die Offenlegung von Personendaten in den genannten Fällen auf die minimal notwendigen Daten pro Fall beschränken.
 

7. Auftragsbearbeiter

Drittparteien, welche Dienste im Auftrag von ANTALIS betreiben werden in der Folge als Auftragsbearbeiter bezeichnet. Mit den Auftragsbearbeitern wird ANTALIS Verträge ausarbeiten, welche die Anforderungen und Massnahmen zur Einhaltung des Datenschutzes garantieren. Dabei werden Auftragsbearbeiter geeignete Sicherheitsmassnahmen treffen um, Ihre Personendaten zu schützen und auch durch ANTALIS instruiert, nur diese Daten zu bearbeiten, die ANTALIS explizit spezifiziert hat.

Auftragsbearbeiter, welche Personendaten im Auftrag von ANTALIS verarbeiten, können ihren Sitz in der Schweiz, in Europa oder anderen Regionen der Welt haben. Dabei garantiert ANTALIS, dass alle Auftragsbearbeiter mindestens die Datenschutzanforderungen des Landes respektieren, in denen die Daten ursprünglich erhoben wurden. Für Daten, welche im EWR Raum entstanden sind oder sich auf Datensubjekte im EWR Raum beziehen, wird ANTALIS ihre Auftragsbearbeiter über die vertraglichen Standardklauseln zur Einhaltung des geltenden, europäischen und schweizerischen Datenschutzrechtes zwingen.

Sollten Sie mehr Informationen zu unseren Auftragsdatenverarbeitern wünschen, kontaktieren Sie bitte unseren Datenschutzbeauftragten mit einer E-Mail an die Adresse dpo@antalis.com.
 

8. Aktualisierung Ihrer Daten

ANTALIS ist bestrebt eine maximale Richtigkeit und Vollständigkeit der bearbeiteten Personendaten zu erreichen. Damit diese gewährleistet werden kann, ist ANTALIS darauf angewiesen, dass Sie uns über jegliche Änderungen Ihrer Kontakt- und Personendaten informieren. Bitte wenden Sie sich diesbezüglich an Ihren persönlichen ANTALIS Kontakt. Änderungswünsche an Ihren Personendaten können Sie zusätzlich direkt auf unserer Webseite http://www.antalis.ch/business/home.htm jederzeit über Ihre Benutzerkonto ändern oder ebenfalls über den Datenschutzbeauftragten per E-Mail an dpo@antalis.com melden.
 

9. Aufbewahrung

Ihre Personendaten werden von ANTALIS nur so lange aufbewahrt, wie dies der unter «Erhobene Daten und Bearbeitungszwecke» beschriebene Bearbeitungszweck erfordert. Bitte beachten Sie, dass die Aufbewahrungspflichten für bestimmte Daten von Land zu Land variieren können. Personendaten werden in der Regel für 2 Jahre aufbewahrt und die Aufbewahrungsfrist kann darüber hinaus nach lokaler Gesetzgebung verlängert werden.

Unter bestimmten Umständen ist ANTALIS verpflichtet, Informationen über längere Fristen aufzubewahren, wenn diese beispielsweise verwendet werden, um Rechte durchzusetzen oder zu verteidigen sowie für rechtskonforme Archivierung. Wo möglich und sinnvoll werden Personendaten durch Entfernung, Austausch oder Schwärzung von persönlichen Identifikationsmerkmalen anonymisiert.

Sollten Sie mehr Informationen zur Aufbewahrung wünschen, kontaktieren Sie bitte unseren Datenschutzbeauftragten mit einer E-Mail an die Adresse dpo@antalis.com.
 

10. Ihre Rechte

Wir verpflichten uns, Ihre Rechte zu respektieren und informieren Sie darüber, dass Sie die folgenden Rechte in Bezug auf Ihre persönlichen Daten haben:
- Zugriff auf die persönlichen Informationen über Sie bei ANTALIS;
- Anpassung/Korrektur Ihrer persönlichen Daten, wenn sie bspw. unvollständig oder falsch sind;
- Sich jederzeit von Marketing-Kommunikationen abzumelden;
- unter bestimmten Umständen und vorbehaltlich des anwendbaren Rechts Einschränkung oder Ablehnung der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten oder Löschung Ihrer persönlichen Daten;
- unter bestimmten Umständen und vorbehaltlich des geltenden Rechts das Recht, eine Kopie der persönlichen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format (bekannt als "Datenübertragbarkeit") zu erhalten;
- Widerruf Ihrer Einwilligung, wenn Sie uns freiwillig personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt haben oder anderweitig in unsere Nutzung eingewilligt haben;
- das Recht, sich an eine Datenschutzbehörde zu wenden (siehe weiter unten).

Wenn Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich bitte an den ANTALIS Datenschutzbeauftragten und senden Sie eine E-Mail an dpo@antalis.com oder ändern Sie Interessen und Medienpräferenzen selbst auf unserer Webseite http://www.antalis.ch/business/home.htm jederzeit über Ihre Benutzerkonto.

E-Mailing und elektronische Kommunikation für direkte Marketing Zwecke
Ohne Ihren expliziten Widerruf ist ANTALIS grundsätzlich gestattet, Ihnen digitale oder gedruckte Marketing-/Verkaufsinformationen zuzustellen, wie bspw. Produktinformationen, Offerten, Veranstaltungshinweise, Projektinformationen, Einladungen, etc.

Falls Sie dieses Recht widerrufen möchten, können Sie sich einerseits über Ihr Benutzerkonto auf der Webseite antalis.ch oder aber über die entsprechenden Links auf jeder von oder im Auftrag von ANTALIS versendeten Kommunikation von diesen Kommunikationen abmelden. Alternativ können Sie dies auch mittels eines entsprechenden Auftrags per E-Mail an dpo@antalis.com tun.

Was passiert, wenn Sie unter 16 Jahre alt sind?
Wenn Sie unter 16 Jahre alt bzw. in Ihrem Land nicht volljährig sind, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die Erlaubnis Ihrer Eltern/Ihres gesetzlichen Vertreters haben, bevor Sie uns persönliche Daten über Sie mitteilen. Minderjährige unter 16 Jahren und andere Personen, die nicht volljährig sind, dürfen uns ihre persönlichen Daten nicht ohne diese Genehmigung zur Verfügung stellen.

Beschwerderecht
Wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind oder wenn Sie glauben, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht gesetzeskonform verarbeiten, können Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde Ihres Landes einreichen.

Änderungen dieser Erklärung
Diese Datenschutzerklärung wurde im Mai 2018 aktualisiert. Wir können von Zeit zu Zeit Änderungen vornehmen oder sie bei Bedarf ändern, um die geltenden Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Jegliche Änderungen der Datenschutzbestimmungen werden auf unserer Website angekündigt und gelten ab dem Datum der Veröffentlichung auf unseren Websites.

Anfrage
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie den Inhalt dieser Datenschutzerklärung gut verstanden haben. Sollten Sie Fragen dazu haben oder Ihre Rechte geltend machen wollen, wenden Sie sich bitte an uns, indem Sie eine Anfrage an folgende E-Mail Adresse senden: dpo@antalis.com.